Are you service‑minded to your core and motivated by creating outstanding resident experiences? Then you might be the key person we are looking for to join our team in Lyngby!
Xior is Europe’s largest provider of premium student housing. Basecamp by Xior is part of our impressive real estate portfolio, with properties in Denmark, Sweden, Germany, and Poland. We create vibrant and inclusive communities where students can thrive and grow. Our property in Lyngby is home not only to hundreds of students but also to modern rental apartments. Basecamp by Xior Lyngby is known for its award‑winning architecture and dynamic atmosphere.
About the role
As a Project Administrator, you will play a central and hands‑on role in the daily operations of our 147 rental units and assist in coordinating our 639 student residences. You will be responsible for ensuring that the rental apartments are always fully occupied — from following up on leads and conducting apartment viewings to signing lease agreements. You will serve as the link between residents, suppliers, and internal teams, ensuring that the property is well‑maintained, operations run smoothly, and that our residents enjoy a first‑class living experience.
Working hours are generally Monday to Friday from 9:00 to 17:00, but they may vary depending on scheduled viewings. Planning is done in close cooperation with the team to ensure flexibility and a positive daily work environment for everyone.
Responsibilities:
Rental & showing rental units
- Coordinate the entire rental process from initial enquiry to move-out.
- Plan and conduct property viewings / open house events.
- Communicate with potential tenants and manage incoming applications.
- Prepare and administer rental contracts.
- Monitor the housing market and competitor pricing.
Finance & budget
- Prepare and follow up on operational and maintenance budgets.
- Administer rent invoicing and ensure timely payments.
- Maintain financial oversight of the property and identify opportunities for optimisation.
- Collaborate with the accounting department/auditor on financial reporting.
Operations & administration
- Coordinate the daily operations of the rental units.
- Handle communication with suppliers, contractors, and the cleaning team.
- Plan and follow up on inspections, repairs, and service requests.
- Conduct move‑in and move‑out inspections and manage handover reports.
- Support budgeting, reporting, and invoice management.
- Ensure that the properties remain well‑maintained and fully operational.
- Provide support to the student housing operations during peak periods.
Legislation & compliance
- Solid knowledge of tenancy law and relevant legislation.
- Prepare and maintain lease agreements and resident documentation.
- Ensure correct notifications, adjustments, and all required documentation.
- Provide advice and consultation to management on tenancy‑related matters.
- Handle disputes and coordinate communication with authorities when needed.
What we offer
- An inspiring work environment and great colleagues.
- A strong focus on well‑being and personal development.
- Pension scheme with health insurance.
- Lunch program and great coffee.
- Social events throughout the year.
- 25 vacation days + additional days off around public holidays, as well as 5 extra annual leave days.
- A strong bonus program – depending on the company’s overall performance.
Who do we imagine in this role?
You have a natural service mindset and a passion for creating great experiences. You have a knack for sales and communication and thrive on being on the go. You are a team player who is happy to lend a hand where needed. In addition, we imagine that you have:
- Experience with property administration and residential leasing.
- Good knowledge of tenancy law.
- A solid understanding of finance, budgeting, and operations.
- Familiarity with IT systems used in property management.
- A structured, independent, and responsible work approach.
- Strong communication skills in Danish and English – both written and spoken.
- A strong sales‑ and customer‑oriented mindset.
Additional Information
This is a full‑time position, and we are looking to fill the role as soon as possible – ideally with a start date no later than May 2026.
Interested?
Send your CV or any questions directly to HR Manager Caroline Carlsen at caroline.carlsen@xior.eu.
Danish version
Er du serviceminded til fingerspidserne og motiveres du af at skabe enestående beboeroplevelser? Så er du måske den nøgleperson, vi leder efter til vores team i Lyngby!
Xior er Europas største udbyder af premium studieboliger. Basecamp by Xior er en del af vores imponerende ejendomsportefølje med boliger i Danmark, Sverige, Tyskland og Polen. Vi skaber levende og inkluderende fællesskaber, hvor studerende kan trives og udvikle sig. Vores ejendom i Lyngby huser ikke kun hundredevis af studerende, men også moderne lejeboliger. Basecamp by Xior Lyngby er kendt for sin prisvindende arkitektur og dynamiske atmosfære.
Om rollen
Som Ejendomsadministrator får du en central og praktisk rolle i den daglige drift af vores 147 boliger og assisterer med koordineringen af vores 639 studieboliger. Du vil have ansvaret for, at lejeboligerne til enhver tid er udlejet - fra opfølgning på leads og fremvisning af boliger til underskrivelse af lejekontrakter. Du bliver bindeleddet mellem beboere, leverandører og interne teams og sikrer, at ejendommen er velholdt, driften kører gnidningsfrit, og at vores beboere får en førsteklasses oplevelse.
Arbejdstiden er som udgangspunkt mandag til fredag kl. 9–17, men kan variere ved fremvisninger. Planlægningen sker i tæt samarbejde med teamet, så vi sammen sikrer fleksibilitet og en god hverdag.
Ansvarsområder
Udlejning & fremvisning af lejeboliger
- Koordinere hele udlejningsprocessen fra første henvendelse til fraflytning.
- Planlægge og afholde fremvisninger / åbent hus.
- Dialog med potentielle lejere og håndtering af ansøgninger.
- Udarbejdelse & administration af lejekontrakter.
- Følge boligmarkedet og konkurrenternes priser.
Økonomi og budget
- Udarbejdelse og opfølgning på drifts- og vedligeholdelsesbudgetter.
- Administration af huslejeopkrævninger & sikre rettidige betalinger.
- Holde økonomisk overblik over ejendommen og spotte muligheder for optimering.
- Samarbejde med bogholderi/revisor omkring regnskab.
Drift og Administration
- Koordinering af daglig drift af lejeboliger.
- Håndtere kommunikation med leverandører, håndværkere og rengøringsteam.
- Planlægning & opfølgning på eftersyn, reparationer og serviceanmodninger.
- Ind- og fraflytningssyn samt håndtering af afleveringsrapporter.
- Supportere med budgettering, rapportering og fakturahåndtering.
- Sikring af, at ejendommene fremstår velholdte og funktionsdygtige
- Support til studieboligdelen i travle perioder.
Lovgivning og compliance
- Solidt kendskab til lejeloven og relevant lovgivning
- Udarbejde og vedligeholde lejekontrakter og beboerdokumentation.
- Sikring af korrekt varsling, regulering og nødvendig dokumentation
- Rådgivning og sparring med ledelse i lejeretlige spørgsmål
- Håndtering af tvister samt dialog med myndigheder efter behov
Hvad kan vi tilbyde?
- Et inspirerende arbejdsmiljø og de bedste kollegaer.
- Fokus på trivsel og personlig udvikling.
- Pensionsordning med sundhedsforsikring.
- Frokostordning og god kaffe.
- Sociale arrangementer gennem hele året.
- 25 feriedage + ekstra fridage omkring helligdage samt 5 ekstra feriefridage årligt.
- Stærkt bonusprogram – afhængigt af virksomhedens overordnede performance.
Hvem forestiller vi os i rollen?
Du har et naturligt servicegen og brænder for at skabe gode oplevelser. Du har sans for salg og formidling og trives med at være på. Du er en holdspiller, der gerne giver en hånd med, hvor der er brug for det. Derudover forestiller vi os, at du er/har:
- Erfaring med ejendomsadministration & udlejning af boliger.
- Godt kendskab til lejeloven.
- Solid forståelse for økonomi, budgetter & drift.
- Fortrolig med IT-systemer til ejendomsadministration.
- Struktureret, selvstændig og ansvarsbevidst.
- Gode kommunikationsevner på dansk og engelsk – i både skrift og tale.
- Stærkt salgs- og kundeorienteret mindset.
Stillingen er på fuld tid, og vi ønsker at besætte den hurtigst muligt - senest med opstart i maj 2026.
Interesseret? Send dit CV eller spørgsmål direkte til HR Manager Caroline Carlsen på caroline.carlsen@xior.eu.
Apply here
