Property & Rental Coordinator (Lyngby Denmark)

Gezien het internationale karakter van deze functie wordt onderstaande vacature in het Engels omschreven.

Join us in providing a great first living experience to over 19,500 students

Xior is the largest owner & operator of student accommodation in continental Europe. Our mission is to deliver a great first living experience to as many students as possible. We offer a second home to more than 19,500 students in Belgium, the Netherlands, Germany, Poland, Spain, Portugal, Denmark and Sweden. A place where they can live, connect, study and relax.

We want to do more than just provide infrastructure for our students. We believe we play a fundamental role in students' journey to independence. The right people are essential in this.

Is service always top of mind, and do you want to be part of creating exceptional living experiences for our students and residents? Then you might be the key person we’re looking for to join our team in Lyngby!

About the role

As Property & Rental Coordinator, you will play a central and hands-on role in the daily operations of our 147 residential apartments and assist with the coordination of our 639 student units. You’ll be the link between residents, vendors and internal teams, ensuring the property is well-maintained, operations run smoothly, and our tenants are well cared for.

Working hours are primarily Monday–Friday 9 AM to 5 PM but can vary in connection with apartment viewings. It’s therefore important that you are flexible and able to adapt to agreed time frames, which are coordinated internally within the team in advance.

Key responsibilities

Property Operations & Administration

Coordinate daily property operations across all residential units, including following up on leads.
Manage communication with vendors, contractors, and cleaning teams.
Support with scheduling and tracking inspections, repairs, and service requests.
Coordinate and perform move-ins and move-outs inspections.
Maintain accurate property, rental, and vendor records.
Support with budgeting, reporting, and invoice processing.

Rental of Residential Apartments

Coordinate the leasing process from inquiry to move-out.
Schedule and host apartment viewings / open houses, prepare rental documents, and assist with the onboarding of new residents.
Monitor rent payments and help resolve tenant issues promptly.

Marketing & Occupancy Support - in collaboration with our marketing team

Ensure that all available apartments are attractively and accurately listed across all internal and external channels, showcasing each property at its best to maximise visibility and occupancy.
Monitor availability and ensure listings are always compelling and up-to-date.
Monitor local market trends and competitor pricing to support occupancy.

Legal & Compliance Support

Prepare and maintain rental agreements and tenant documentation.

Ensure compliance with housing regulations, safety standards, and internal policies.

What’s in it for you?

In addition to the best colleagues and the most beautiful workplace, you can look forward to:

Strong focus on employee wellbeing and development
Pension plan with health insurance
Social events throughout the year
25 vacation days, additional company-paid days around public holidays, plus 5 extra holidays per year
Competitive bonus scheme - dependent on overall company performance

Who we imagine in this role

You have a natural service mindset and know how to deliver an excellent experience. You have an innate talent for sales and storytelling, which gives you a confident presence. Teamwork is always your priority and happily lend a hand. Furthermore, we imagine you are:

Organised, proactive, and service-minded.
A strong communicator with good interpersonal skills.
Flexible and adaptable with an ability to shift gears when priorities change.
Experienced in property coordination, real estate, or hospitality is a plus.
Exceptional sales mindset
Fluent in Danish and English, written and spoken.

At Xior, we strongly believe skills and experience are transferable across industries and backgrounds. Even if you don’t meet every requirement, we encourage you to apply if you believe you’re the right fit for the role.

This is a full-time position and we’re looking to fill the role as soon as possible but with the latest start in January 2026. We will be reviewing applications in week 44 and will respond to applications as soon as possible.

DANISH

Ejendoms- og Udlejningskoordinator til Basecamp by Xior – Lyngby

Er du serviceminded til fingerspidserne og motiveres du af at skabe enestående beboeroplevelser? Så er du måske den nøgleperson, vi leder efter til vores team i Lyngby!

Xior er Europas største udbyder af premium studieboliger. Basecamp by Xior er en del af vores imponerende ejendomsportefølje med boliger i Danmark, Sverige, Tyskland og Polen. Vi skaber

levende og inkluderende fællesskaber, hvor studerende kan trives og udvikle sig. Vores ejendom i Lyngby huser ikke kun hundredevis af studerende, men også moderne lejeboliger. Basecamp by Xior Lyngby er kendt for sin prisvindende arkitektur og dynamiske atmosfære.

Om rollen

Som Ejendoms- og Udlejningskoordinator får du en central og praktisk rolle i den daglige drift af vores 147 boliger og assisterer med koordineringen af vores 639 studieboliger. Du bliver bindeleddet mellem beboere, leverandører og interne teams og sikrer, at ejendommen er velholdt, driften kører gnidningsfrit, og at vores beboere får en førsteklasses oplevelse.

Arbejdstiden er som udgangspunkt mandag til fredag kl. 9–17, men kan variere i forbindelse med fremvisninger. Det er derfor vigtigt, at du er fleksibel og kan tilpasse dig de aftalte tidsrammer, som koordineres internt i teamet.

Ansvarsområder

Drift og Administration

Koordinering af daglig drift på tværs af alle lejeboligerne og opfølgning på leads.
Håndtere kommunikation med leverandører, håndværkere og rengøringsteams.
Planlægge og følge op på eftersyn, reparationer og serviceanmodninger.
Koordinere og udføre ind- og fraflytningssyn.
Vedligeholde korrekte ejendoms-, leje- og leverandørdata.
Supportere med budgettering, rapportering og fakturahåndtering.

Udlejning af lejeboliger

Koordinere hele udlejningsprocessen fra første henvendelse til fraflytning.
Planlægge og afholde fremvisninger / åbent hus, udarbejde lejekontrakter og onboarde nye beboere.
Sikre rettidige huslejebetalinger og besvare spørgsmål fra lejere hurtigt og professionelt.

Markedsføring og salg – i samarbejde med vores markedsføringsteam

Sikre, at alle ledige boliger præsenteres attraktivt og korrekt på både interne og eksterne platforme.
Følge op på ledige lejemål og sikre, at boligopslag altid er opdaterede og indbydende.
Følge udviklingen på det lokale boligmarked og konkurrenternes priser for at optimere salget.

Juridisk og Compliance

Udarbejde og vedligeholde lejekontrakter og beboerdokumentation.
Sikre overholdelse af boligregulativer, sikkerhedsstandarder og interne politikker.

Hvad kan vi tilbyde?

Et inspirerende arbejdsmiljø og de bedste kollegaer.

Fokus på trivsel og personlig udvikling.
Pensionsordning med sundhedsforsikring.
Sociale arrangementer gennem hele året.
25 feriedage + ekstra fridage omkring helligdage samt 5 ekstra feriefridage årligt.
Stærkt bonusprogram – afhængigt af virksomhedens overordnede performance.

Hvem forestiller vi os i rollen?

Du har et naturligt servicegen og brænder for at skabe gode oplevelser. Du har sans for salg og formidling og trives med at være på. Du er en holdspiller, der gerne giver en hånd med, hvor der er brug for det. Derudover forestiller vi os, at du er:

Struktureret, proaktiv og serviceminded.
En stærk kommunikator med gode samarbejdsevner.
Fleksibel og omstillingsparat, når prioriteter ændrer sig.
Erfaring med ejendomsdrift, ejendomsadministration eller hospitality er en fordel.
Har et stærkt salgs- og kundeorienteret mindset.
Taler og skriver flydende dansk og engelsk.

Hos Xior tror vi på, at kompetencer kan overføres på tværs af brancher og erfaringer. Selvom du ikke opfylder alle kriterier, opfordrer vi dig til at søge, hvis du føler, at du passer til rollen.

Stillingen er på fuld tid, og vi ønsker at besætte den hurtigst muligt – senest med opstart i januar 2026. Vi gennemgår ansøgninger i uge 44 og vender tilbage hurtigst muligt derefter.

Interesseret? Send dit CV eller spørgsmål direkte til careers@xior.eu.

Apply here